Hợp pháp hóa lãnh sự (Consular Legalization hay Legalization of documents) là một thủ tục hành chính với chức năng xác nhận giá trị của một văn bản công nước ngoài, kiểm tra tính xác thực của chữ ký trên văn bản và tư cách của người ký văn bản đó.
Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự cho các loại tài liệu, giấy tờ nước ngoài có thể được thực hiện nhanh chóng tại Tổng Lãnh sự quán Việt Nam tại Hồng Kông với 03 bước chính như sau:
- Bước 1: Người cần tiến hành hợp pháp hóa lãnh sự tiến hành nộp hồ sơ tại trụ sở Tổng lãnh sự quán Việt Nam tại Hồng Kông. Thời gian nộp hồ sơ và nhận kết trả là các ngày làm việc theo quy định của Cơ quan đại diện (trừ các ngày nghỉ, ngày lễ theo quy định của nước sở tại và các ngày lễ, Tết theo quy định của Việt Nam).
- Bước 2: Cơ quan đại diện sẽ tiến hành tiếp nhận hồ sơ, xem xét giải quyết.
- Bước 3: Người hợp pháp hóa lãnh sự nhận kết qủa trực tiếp tại trụ sở cơ quan hoặc hồ sơ được gửi trả qua đường bưu điện cho họ.
Về thành phần hồ sơ, đối với việc hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ, tài liệu của nước ngoài để được công nhận và sử dụng ở Việt Nam, người cần hợp pháp hóa lãnh sự cần chuẩn bị 01 bộ hồ sơ gồm đầy đủ những loại giấy tờ, tài liệu dưới đây:
- 01 Tờ khai chứng nhận/hợp pháp hoá lãnh sự theo mẫu số LS/HPH-2012/TK (Có thể in từ Cổng thông tin điện tử về Công tác lãnh sự – Bộ Ngoại giao: lanhsuvietnam.gov.vn).
- Bản chính giấy tờ tùy thân (chứng minh nhân dân, hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu) đối với trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp; hoặc 01 bản chụp giấy tờ tùy thân (chứng minh nhân dân, hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu) đối với trường hợp nộp hồ sơ qua đường bưu điện. (Giấy tờ này không cần phải chứng thực).
- Giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự (đã được chứng nhận bởi Bộ Ngoại giao nước sở tại hoặc cơ quan có thẩm quyền khác của nước ngoài nơi có Cơ quan đại diện Việt Nam hoặc có Cơ quan đại diện Việt Nam kiêm nhiệm).
- 01 bản chụp giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự.
01 bản dịch giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự sang tiếng Việt, tiếng Anh, trừ các trường hợp sau đây: - Giấy tờ, tài liệu đó được lập bằng tiếng Việt hoặc tiếng Anh; hoặc
giấy tờ, tài liệu bằng tiếng Nga, tiếng Pháp, tiếng Tây Ban Nha, tiếng Trung, tiếng Đức và đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự tại Cơ quan đại diện Việt Nam tương ứng ở Nga, Pháp, Tây Ban Nha, Trung Quốc, Đức; hoặc
- Giấy tờ, tài liệu được lập bằng các thứ tiếng khác ngoài các tiếng Nga, Pháp, Tây Ban Nha, Trung, Đức, đề nghị hợp pháp hóa tại các Cơ quan đại diện khác, nếu Cơ quan đại diện này có cán bộ tiếp nhận hồ sơ hiểu được thứ tiếng đó.
- 01 bản chụp bản dịch giấy tờ, tài liệu để lưu hồ sơ.
- 01 phong bì có ghi rõ địa chỉ người nhận (nếu hồ sơ gửi qua đường bưu điện và yêu cầu gửi trả qua đường bưu điện).
Trong trường hợp cần kiểm tra tính xác thực của giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự, cán bộ tiếp nhận hồ sơ có thể yêu cầu người đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự xuất trình bổ sung bản chính giấy tờ, tài liệu có liên quan và nộp 01 bản chụp giấy tờ, tài liệu này.