Quản lý lao động là một trong những quyền cơ bản của người sử dụng lao động trong quan hệ lao động. Trong đó, việc tạo lập và duy trì kỷ luật lao động thông qua nội quy lao động là một trong những biện pháp quản lý quan trọng và hữu hiệu nhất.
Tuy pháp luật không định nghĩa cụ thể thế nào là nội quy lao động nhưng theo quy định tại Điều 119 Bộ luật Lao động 2012, nội quy lao động là văn bản do người sử dụng lao động (sau đây gọi chung là “NSDLĐ”) ban hành, quy định về các quy tắc xử sự mà người lao động (sau đây gọi chung là “NLĐ”) có trách nhiệm bắt buộc phải tuân thủ khi tham gia quan hệ lao động, quy định về các hành vi kỷ luật lao động, cách thức xử lý và trách nhiệm vật chất. Từ đó, có thể thấy nội quy lao động có ý nghĩa rất lớn trong việc quản lý lao động và xử lý kỷ luật lao động, là văn bản không thể thiếu đối với một doanh nghiệp.
Với tầm quan trọng như vậy, nội quy lao động được quy định cụ thể tại Bộ luật Lao động năm 2012: NSDLĐ sử dụng từ 10 NLĐ trở lên phải có nội quy lao động bằng văn bản. Đồng thời, nội dung nội quy lao động không được trái với pháp luật về lao động và quy định khác của pháp luật có liên quan. Nội quy lao động bao gồm các nội dung chủ yếu sau: thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi; trật tự tại nơi làm việc; an toàn lao động, vệ sinh lao động ở nơi làm việc; việc bảo vệ tài sản và bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ, sở hữu trí tuệ của NSDLĐ; các hành vi vi phạm kỷ luật lao động của NLĐ và các hình thức xử lý kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất. Đây là những nội dung quản lý cơ bản trong quản lý doanh nghiệp. Dựa vào những nội dung này, không chỉ NSDLĐ mà ngay cả NLĐ đều có thể thấy được quyền và nghĩa vụ của mình đến đâu, vừa có tính ngăn ngừa những sai phạm vừa có khả năng dự đoán hình thức xử lý khi sai phạm xảy ra, tạo tính minh bạch trong hành lang pháp lý của doanh nghiệp. Việc ban hành nội quy lao động làm công cụ quản lý lao động trong đơn vị sử dụng lao động vừa là quyền, vừa là nghĩa vụ bắt buộc của NSDLĐ, giúp cho doanh nghiệp xác lập được trật tự chung trong một doanh nghiệp, bảo đảm được quyền lợi của mình và NLĐ, từ đó thực hiện quyền quản lý lao động một cách hiệu quả.
Bên cạnh việc góp phần chuẩn hóa các hành vi, quan hệ ứng xử trong doanh nghiệp, nội quy lao động còn là cơ sở để xử lý kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất đối với những NLĐ có hành vi vi phạm kỷ luật lao động. Bộ luật Lao động chỉ quy định chung về nội dung, hình thức nội quy lao động, không quy định rõ các trường hợp cụ thể của những nội dung này, mà giao quyền quyết định cho NSDLĐ, một trong những nội dung quan trọng đó là kỷ luật lao động. Một số đơn vị đã ban hành nội quy lao động nhưng nội dung chỉ chú trọng vào các quy định về thời giờ làm việc và đi lại của NLĐ mà chưa tập trung đi sâu vào việc quy định và mô tả chi tiết các hành vi vi phạm của NLĐ cũng như các biện pháp xử lý, mức độ xử lý tương ứng đối với các hành vi vi phạm này. Thực tế NSDLĐ thường chỉ sử dụng những nội dung có sẵn, quy định một cách chung chung trong Bộ luật Lao động để đưa vào nội dung của nội quy lao động. Do đó các nội quy lao động này thường rất khó áp dụng trong đơn vị, thậm chí có thể là nguồn gốc nảy sinh các tranh chấp lao động. Theo pháp luật lao động hiện hành, nội quy lao động chính là căn cứ pháp lý duy nhất của kỷ luật lao động, NSDLĐ chỉ được quyền xử lý kỷ luật đối với NLĐ nếu họ có hành vi vi phạm được quy định cụ thể trong nội quy lao động. Có 3 hình thức xử lý kỷ luật lao động: khiển trách; kéo dài thời hạn nâng lương không quá sáu tháng hoặc cách chức; sa thải. Tuy nhiên, trong các quy định của pháp luật lao động, không có quy định chi tiết về hành vi vi phạm cụ thể, đặc biệt là đối với hình thức xử lý kỷ luật khiển trách và kéo dài thời hạn nâng lương. Như vậy, để xử lý kỷ luật lao động đối với NLĐ có hành vi vi phạm kỷ luật lao động đúng quy định của pháp luật lao động, NSDLĐ phải xây dựng nội quy lao động có giá trị pháp lý.
Việc xây dựng nội quy lao động không phải hoàn toàn dựa trên mong muốn của doanh nghiệp, mà đòi hỏi phải tuân theo các quy định pháp luật có liên quan. Thực tế, ở hầu hết đơn vị sử dụng lao động, các nội dung trong hợp đồng lao động về mức lương, chế độ nâng lương, bảo hiểm xã hội, thời giờ làm việc, nghỉ ngơi, vi phạm lao động,… đều ghi chung chung “theo quy định của pháp luật hiện hành” hoặc “theo nội quy của công ty”. Ngay trên hợp đồng lao động các doanh nghiệp cũng không quy định rõ ràng mà thường dẫn chiếu nội quy lao động. Do đó, viêc ban hành nội quy là căn cứ nền tảng quan trọng cho hoạt động nội bộ của doanh nghiệp. Hiện nay, vẫn còn một số đơn vị chưa ban hành hoặc đã ban hành nhưng nội dung nội quy lao động còn chưa đầy đủ hoặc không thực hiện đúng trình tự, thủ tục theo quy định. Nguyên nhân chủ yếu của tình trạng này là do NSDLĐ chưa nhận thức được vị trí, ý nghĩa và tầm quan trọng của nội quy lao động và chưa lường hết những hậu quả pháp lý của việc không ban hành nội quy lao động hợp pháp.
Mặt khác, đã có những trường hợp khi ban hành nội quy lao động, NSDLĐ vi phạm về trình tự, thủ tục, từ đó dẫn đến hậu quả bản nội quy lao động đã ban hành không có hiệu lực áp dụng trong doanh nghiệp. Ví dụ theo quy định tại Khoản 3 Điều 119 BLLÐ 2012, trước khi ban hành nội quy lao động, NSDLĐ phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện tập thể lao động tại cơ sở. Song, nhiều đơn vị đã bỏ qua thủ tục tham khảo ý kiến này mà tiến hành ngay việc ban hành nội quy lao động. Một số trường hợp khác, NSDLĐ sau khi ban hành nội quy lao động đã không thực hiện việc thông báo cho toàn thể NLĐ trong đơn vị, hoặc không niêm yết những nội dung chính của nội quy lao động tại những nơi cần thiết của nơi làm việc.
Bất cứ một nội quy lao động nào đều có khả năng vi phạm quy định của pháp luật nếu người xây dựng nội quy không thực sự am hiểu quy định của pháp luật. Điều này khiến nội quy lao động không có tính pháp lý, cản trở sự quản lý và hoạt động của doanh nghiệp.