Việc tổ chức các hội thảo quốc tế hoặc hội thảo không có yếu tố quốc tế phải được sự đồng ý của các cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo quy định của pháp luật. Sở dĩ phải có giấy phép tổ chức hội thảo là do cần phải được quản lý bởi cơ quan chức năng có thẩm quyền về nội dung hội thảo, đảm bảo không vi phạm chính sách, không vi phạm pháp luật.
Trong bài viết này người viết xin giới thiệu về trình tự, thủ tục tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế ở Việt Nam theo quy định của pháp luật Việt Nam hiện hành.
Hội nghị, hội thảo quốc tế là hoạt động hội họp có yếu tố nước ngoài, được tổ chức theo hình thức gặp gỡ trực tiếp trên lãnh thổ Việt Nam, hoặc theo hình thức trực tuyến với ít nhất một đầu cầu thuộc lãnh thổ Việt Nam, bao gồm:
– Hội nghị, hội thảo do các cơ quan, tổ chức Việt Nam tổ chức có sự tham gia hoặc tài trợ của nước ngoài;
– Hội nghị, hội thảo do các cơ quan, tổ chức nước ngoài tổ chức.
Theo quy định của pháp luật Việt Nam, cơ quan có thẩm quyền cho phép tổ chức các hội nghị, hội thảo quốc tế là Thủ tướng Chính phủ đối với các hội nghị, hội thảo quốc tế cấp cao, thành viên tham dự là người đứng đầu hoặc quan chức cấp Bộ trưởng hoặc tương đương của các nước, vùng lãnh thổ, tổ chức quốc tế; hội nghị, hội thảo quốc tế có nội dung liên quan đến các vấn đề chính trị, an ninh, quốc phòng, dân tộc, tôn giáo, nhân quyền, biên giới lãnh thổ hoặc thuộc phạm vi bí mật nhà nước. Các Thủ trưởng cơ quan Trung ương, địa phương có quyền quyết định việc tổ chức các hội nghị, hội thảo quốc tế không thuộc các trường hợp kể trên và phù hợp với quyền hạn, trách nhiệm quản lý của mình.
Để có được giấy phép tổ chức hội thảo, hội nghị quốc tế, đơn vị tổ chức cần thực hiện theo thủ tục sau:
– Lấy ý kiến bằng văn bản của cơ quan có thẩm quyền quản lý. Cơ quan được lấy ý kiến có trách nhiệm trả lời bằng văn bản trong thời gian không quá 15 ngày kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị.
– Có tờ trình (kèm theo đề án tổ chức) trình Thủ trưởng cơ quan có thẩm quyền phê duyệt. Thời hạn trình ít nhất là 20 ngày trước ngày dự kiến tổ chức. Đề án cần nêu rõ:
+ Lý do, danh nghĩa tổ chức, mục đích của hội nghị, hội thảo;
+ Thời gian và địa điểm tổ chức hội nghị, hội thảo; địa điểm tham quan, khảo sát (nếu có);
+ Hình thức và công nghệ tổ chức (trong trường hợp tổ chức hội nghị, hội thảo trực tuyến);
+ Nội dung, chương trình làm việc và các hoạt động bên lề hội nghị, hội thảo;
+ Thành phần tham gia tổ chức: cơ quan phía Việt Nam, cơ quan phía nước ngoài, cơ quan tài trợ (nếu có);
+ Thành phần tham dự: số lượng và cơ cấu thành phần đại biểu, bao gồm cả đại biểu Việt Nam và đại biểu có quốc tịch nước ngoài;
+ Nguồn kinh phí;
+ Ý kiến bằng văn bản của các cơ quan, địa phương liên quan (nếu có).
– Tiến hành hội nghị, hội thảo theo đúng chương trình, đề án đã được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt; thực hiện đúng các quy định hiện hành về chi tiêu, thanh quyết toán tài chính.
– Gửi báo cáo tóm tắt kết quả hội nghị, hội thảo cho Thủ trưởng cơ quan có thẩm quyền đã có quyết định phê duyệt trong thời gian 15 ngày kể từ ngày kết thúc hội nghi, hội thảo.
Có thể thấy pháp luật Việt Nam quy định khá chặt chẽ về thủ tục tổ chức các hội nghị, hội thảo quốc tế nhằm loại trừ các hoạt động truyền bá thông tin không lành mạnh, chống đối chính sách đường lối của Nhà nước, tạo môi trường văn hóa truyền thông lành mạnh, phát triển.
Hãy liên hệ công ty ANT Lawyers qua hòm thư điện tử luatsu@antlawyers.com hoặc số Hotline để được tư vấn.