Trong giai đoạn hòa giải và chuẩn bị xét xử, các bên sẽ tiến hành phiên họp kiểm tra việc giao nộp, tiếp cận, công khai chứng cứ và hòa giải. Trong vụ án có nhiều đương sự mà có đương sự vắng mặt, nhưng các đương sự có mặt vẫn đồng ý tiến hành phiên họp và việc tiến hành phiên họp đó không ảnh hưởng đến quyền, nghĩa vụ của đương sự vắng mặt thì Thẩm phán tiến hành phiên họp giữa các đương sự có mặt. Nếu các đương sự đề nghị hoãn phiên hòa giải để có mặt tất cả các đương sự trong vụ án thì Thẩm phán phải hoãn phiên họp. Thẩm phán phải thông báo việc hoãn phiên họp và việc mở lại phiên họp cho đương sự
Trong giai đoạn phiên tòa sơ thẩm, đối với sự có mặt của đương sự, người đại diện, người bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của đương sự, Tòa án triệu tập hợp lệ lần thứ nhất, đương sự hoặc người đại diện của họ, người bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của đương sự phải có mặt tại phiên tòa. Nếu có người vắng mặt thì Hội đồng xét xử phải hoãn phiên tòa, trừ trường hợp người đó có đơn đề nghị xét xử vắng mặt. Tòa án phải thông báo cho đương sự, người đại diện, người bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của đương sự về việc hoãn phiên tòa. Tòa án triệu tập hợp lệ lần thứ hai, đương sự hoặc người đại diện của họ, người bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của đương sự phải có mặt tại phiên tòa, trừ trường hợp họ có đơn đề nghị xét xử vắng mặt. Nếu vắng mặt vì sự kiện bất khả kháng hoặc trở ngại khách quan thì Tòa án có thể hoãn phiên tòa, nếu không vì sự kiện bất khả kháng hoặc trở ngại khách quan thì xử lý như sau:
Nguyên đơn vắng mặt mà không có người đại diện tham gia phiên tòa thì bị coi là từ bỏ việc khởi kiện và Tòa án ra quyết định đình chỉ giải quyết vụ án đối với yêu cầu khởi kiện của người đó, trừ trường hợp người đó có đơn đề nghị xét xử vắng mặt. Nguyên đơn có quyền khởi kiện lại theo quy định của pháp luật;
Bị đơn không có yêu cầu phản tố, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan không có yêu cầu độc lập vắng mặt mà không có người đại diện tham gia phiên tòa thì Tòa án tiến hành xét xử vắng mặt họ;
Bị đơn có yêu cầu phản tố vắng mặt mà không có người đại diện tham gia phiên tòa thì bị coi là từ bỏ yêu cầu phản tố và Tòa án quyết định đình chỉ giải quyết đối với yêu cầu phản tố, trừ trường hợp bị đơn có đơn đề nghị xét xử vắng mặt. Bị đơn có quyền khởi kiện lại đối với yêu cầu phản tố đó theo quy định của pháp luật;
Người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan có yêu cầu độc lập vắng mặt mà không có người đại diện tham gia phiên tòa thì bị coi là từ bỏ yêu cầu độc lập và Tòa án quyết định đình chỉ giải quyết đối với yêu cầu độc lập của người đó, trừ trường hợp người đó có đơn đề nghị xét xử vắng mặt. Người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan có yêu cầu độc lập có quyền khởi kiện lại đối với yêu cầu độc lập đó theo quy định của pháp luật;
Người bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của đương sự vắng mặt thì Tòa án vẫn tiến hành xét xử vắng mặt họ.
Về sự có mặt của người làm chứng, trường hợp người làm chứng vắng mặt thì Hội đồng xét xử quyết định vẫn tiến hành xét xử hoặc hoãn phiên tòa. Hội đồng xét xử vẫn tiến hành xét xử trong trường hợp người làm chứng vắng mặt nhưng trước đó họ đã có lời khai trực tiếp với Tòa án hoặc gửi lời khai cho Tòa án. Chủ toạ phiên tòa công bố lời khai đó. Hội đồng xét xử quyết định hoãn phiên tòa nếu việc vắng mặt của người làm chứng tại phiên tòa gây khó khăn, ảnh hưởng đến việc giải quyết khách quan, toàn diện vụ án.
Đối với sự có mặt của người giám định, nếu người giám định vắng mặt thì Hội đồng xét xử quyết định vẫn tiến hành xét xử hoặc hoãn phiên tòa. Về sự có mặt của người phiên dịch, trường hợp người phiên dịch vắng mặt mà không có người khác thay thế thì Hội đồng xét xử quyết định hoãn phiên tòa. Còn đối với trường hợp phải thay đổi người giám định, người phiên dịch thì Thẩm phán, Hội đồng xét xử, Hội đồng giải quyết việc dân sự ra quyết định hoãn phiên tòa, phiên họp.
Ngoài ra, khi có người tham gia tố tụng vắng mặt tại phiên tòa mà không thuộc trường hợp Tòa án phải hoãn phiên tòa thì chủ tọa phiên tòa phải hỏi xem có ai đề nghị hoãn phiên tòa hay không. Nếu có người đề nghị thì Hội đồng xét xử xem xét, quyết định và có thể chấp nhận hoặc không chấp nhận. Trường hợp không chấp nhận thì phải nêu rõ lý do.
Bên cạnh việc vắng mặt và thay đổi của những người tham gia tố tụng, việc thay đổi người tiến hành tố tụng cũng có thể khiến phiên tòa bị hoãn. Đầu tiên, trường hợp phải thay đổi Thẩm phán, Hội thẩm nhân dân, Thẩm tra viên, Thư ký Tòa án, Kiểm sát viên thì Hội đồng xét xử ra quyết định hoãn phiên tòa. Quyết định hoãn phiên tòa của các trường hợp trên do Hội đồng xét xử quyết định và thời hạn hoãn là không quá 01 tháng, đối với phiên tòa xét xử vụ án theo thủ tục rút gọn là không quá 15 ngày, kể từ ngày ra quyết định hoãn phiên tòa