Việc sử dụng hóa đơn điện tử (HĐĐT) mang lại lợi ích cho cả 3 bên: người bán; người mua và cơ quan quản lý trong đó có CQT. Cụ thể, sử dụng hóa đơn điện tử giúp ngành thuế xây dựng cơ sở dữ liệu về hóa đơn. Chính vì lợi ích như vậy mà xu hướng sẽ là doanh nghiện khi sử dụng hóa đơn điện tử sẽ truyền dữ liệu về cho CQT để tạo nên một cơ sở dữ liệu về HĐĐT
HĐĐT là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, dịch vụ gồm 2 loại: HĐĐT của doanh nghiệp và HĐĐT có mã xác thực của cơ quan thuế. Theo đó, HĐĐT có mã xác thực của cơ quan thuế là HĐĐT được cơ quan thuế cấp mã xác thực và số xác thực qua hệ thống xác thực hóa đơn của cơ quan thuế, hoặc của tổ chức T-Van. HĐĐT của doanh nghiệp là HĐĐT được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức kinh doanh đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hóa, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
Nhìn chung, HĐĐT trên thế giới đã được sử dụng từ lâu nhất là ở các quốc gia phát triển với điều kiện cơ sở hạ tầng thông tin và trình độ tin học phát triển. Thực tiễn áp dụng cho thấy sử dụng HĐĐT giảm thiểu chi phí chung toàn xã hội liên quan trực tiếp đến in ấn, lưu trữ và truyền tải cũng như mất mát hư hỏng hóa đơn.
Như vậy sau khi đọc xong bài viết thì câu hỏi hóa đơn điện tử có bắt buộc không đã được giải đáp kĩ lưỡng. Hóa đơn điện tử là xu thế tất yếu của mọi doanh nghiệp, tổ chức. Doanh nghiệp nên tiến hành chuyển đổi hóa đơn truyền thống sang phương tiện hóa đơn hiện đại này để nâng cao lợi nhuận cũng như tiết kiệm thời gian và nhân lực.
Lộ trình chuyển đổi từ việc sử dụng hóa đơn tự in, hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử được thực hiện trong vòng 24 tháng, từ ngày 1/11/2018 đến 1/11/2020
Nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định chậm nhất là ngày 1/11/2020 phải hoàn thành việc tổ chức thực hiện sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
Nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp trong sử dụng hóa đơn khi bán hàng, cung cấp dịch vụ, Nghị định 119 đã đưa ra lộ trình chuyển đổi từ việc sử dụng hóa đơn tự in, hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử trong vòng 24 tháng, từ ngày 1/11/2018 đến 1/11/2020.
Theo đó, đối với những đối tượng thuộc trường hợp bắt buộc phải chuyển đổi sang sử dụng HĐĐT cần lưu ý những mốc thời gian sau đây:
*Từ ngày 01/11/2020:
Các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh phải hoàn thành xong việc chuyển đổi sang HĐĐT, HĐĐT có mã của cơ quan thuế theo quy định.
Cũng từ ngày này Nghị định 51/2010/NĐ-CP và Nghị định 04/2014/NĐ-CP hết hiệu lực thi hành.
*Từ ngày 01/11/2018 – ngày 31/10/2020:
– Trường hợp cơ quan thuế thông báo cơ sở kinh doanh chuyển đổi áp dụng HĐĐT có mã nhưng cơ sở kinh doanh chưa đủ điều kiện về công nghệ thông tin để áp dụng thì được tiếp tục sử dụng hóa đơn theo hình thức cũ nhưng phải gửi mẫu theo Phụ lục 03 và tờ khai thuế giá trị gia tăng đến cơ quan thuế.
– Cơ sở kinh doanh mới thành lập trong thời gian này nếu được cơ quan thuế yêu cầu sử dụng HĐĐT thì phải áp dụng HĐĐT. Trường hợp chưa đủ điều kiện để áp dụng HĐĐT thì được phép sử dụng Hóa đơn giấy theo quy định tại Nghị định 51/2010.
– Trường hợp doanh nghiệp đã đặt in; thông báo phát hành hóa đơn, hóa đơn in tự in hoặc đặt mua hóa đơn của cơ quan thuế trước ngày 01/11/2018 thì được tiếp tục sử dụng số hóa đơn đó đến ngày 31/10/2020 theo quy định của Nghị định 51/2010.
*Trước ngày 01/11/2018:
Doanh nghiệp đã thực hiện thông báo phát hành HĐĐT hoặc đăng ký sử dụng HĐĐT của cơ quan thuế trước ngày này thì vẫn được tiếp tục sử dụng